Cumperi sau inchiriezi copiatorul pentru firma?

Intrebarea apare de obicei intr-un moment prost: aparatul vechi s-a stricat definitiv, firma are documente de scos, iar decizia trebuie luata in cateva zile. Asa se ajunge, de cele mai multe ori, la varianta rapida – se cumpara ceva si se merge mai departe. Peste doi ani, cand incep facturile de service, apare si intrebarea daca alegerea a fost buna. Merita pusa mai devreme, pentru ca raspunsul nu e acelasi pentru toate firmele.

Ce cantareste de fapt in decizie

Nu pretul aparatului. El este doar suma pe care o platesti la inceput. Un echipament multifunctional A3 color costa intre 15.000 si 20.000 de lei fara TVA, dar asta e prima transa, nu costul total. Dupa ea vin tonerul, unitatile de imagine, cuptorul, folia de transfer, piesele care se uzeaza si manopera de service. Pe cinci ani, aparatul ajunge sa reprezinte cam jumatate din cat ai platit efectiv pentru a tine biroul functional.

Trei intrebari lamuresc mai bine situatia decat orice comparatie de preturi. Cate pagini tipareste firma intr-o luna, in realitate, nu estimativ. Cat de mult conteaza daca biroul sta doua zile fara echipament. Si daca firma prefera sa blocheze acum o suma mare sau sa aiba o cheltuiala lunara fixa.

Cand achizitia are sens

Pentru un birou care tipareste cateva sute de pagini pe luna, o imprimanta cumparata acopera nevoia si iese mai ieftin pe total. La volume mici, costurile de intretinere raman modeste, iar un contract nu isi justifica structura.

La fel, daca activitatea e sezoniera sau legata de un proiect scurt, achizitia unui echipament simplu e mai practica. Si daca aparatul actual e in garantie si functioneaza bine, nu e momentul de schimbat nimic.

Cand inchirierea iese mai bine

Situatia se schimba la volume mari. Un birou care trece de cateva mii de pagini lunar intra intr-un regim in care consumabilele si service-ul devin cheltuiala principala, iar aici diferenta se vede clar. La un volum de 5.500 de pagini pe luna, costul pe pagina in regim de achizitie ajunge la 0,118 lei pe primii trei ani, fata de 0,083 lei in regim de abonament. Diferenta pare mica pana o inmultesti cu numarul de pagini.

Mai conteaza si altceva, greu de pus in buget: previzibilitatea. Intr-un contract de inchiriere copiatoare, service-ul si consumabilele sunt incluse, iar firma stie exact ce plateste in fiecare luna. Nu apar facturi neasteptate cand cedeaza o piesa scumpa, si nu ramai cu un echipament imbatranit pe care trebuie sa il inlocuiesti din nou.

Pentru firmele si institutiile din judet, un criteriu practic e cat de repede se rezolva o defectiune. Timpul de interventie este intre 2 si 8 ore, in functie de localitate, iar daca echipamentul nu poate fi reparat pe loc, se inlocuieste in cel mult 48 de ore.

Ce tip de echipament alegi

Dupa ce se lamureste intrebarea cu achizitia, ramane alegerea aparatului. Aici criteriul principal este tot volumul, nu lista de functii.

O imprimanta de birou obisnuita acopera nevoile unei firme cu activitate redusa. Un echipament A3 devine util cand apar documente care nu incap pe format mic: planuri, schite tehnice, tabele extinse, materiale de prezentare. Firmele de constructii, birourile de proiectare, cabinetele si institutiile publice sunt cele care ajung cel mai des la nevoia unei imprimante A3, tocmai pentru ca lucreaza curent cu astfel de documente.

Diferenta reala nu tine insa de format. Imprimantele din clasa A3 sunt construite pentru volume lunare mari si au un cost pe pagina mai mic la tiraj, ceea ce le face potrivite pentru birourile cu activitate constanta, chiar si acolo unde formatul mare se foloseste ocazional.

Cum arata decizia, pe scurt

Volum mic si activitate ocazionala inseamna achizitie. Volum mare, nevoie de continuitate si buget previzibil inseamna abonament. Intre cele doua exista o zona in care merita facut calculul pe hartie, cu toate costurile adunate pe trei si pe cinci ani.

Copier Service lucreaza in acest domeniu de peste 15 ani, ca partener autorizat Konica Minolta, cu peste 380 de clienti activi si peste 650 de echipamente aflate in administrare la nivel national. Service-ul este asigurat de Copier Service sau prin reteaua nationala de parteneri Konica Minolta. Contractele de inchiriere imprimante se adreseaza exclusiv persoanelor juridice, firme, institutii publice si organizatii neguvernamentale.